ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ

від 14.04.2025 р. № 1993/ІПК/99-00-07-07 ІПК

Індивідуальна податкова консультація

Державна податкова служба України розглянула звернення щодо обліку фіскальних касових чеків на товари (послуги) (далі – фіскальний чек) реєстратора розрахункових операцій (далі – РРО) та, керуючись статтею 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), в межах компетенції повідомляє.

Як зазначено у цьому зверненні,  для здійснення своєї діяльності Товариство використовує автомобільний транспорт. Працівники Товариства здійснюють придбання палива на автомобільних заправних станціях (далі – АЗС) та, відповідно, отримують фіскальний чек РРО.

Враховуючи вищевикладене, Товариство просить надати індивідуальну податкову консультацію з таких питань:

1. Чи є фіскальний чек єдиним документом, що підтверджує використання пального в господарській діяльності Товариства?
2. У який спосіб можливо підтвердити контролюючому органу при проведенні перевірки наявну у фіскальному чеку інформацію, за умови неможливості ідентифікування даних чека?
3. Чи може бути витяг з Електронного кабінету клієнта, доступ до якого надається постачальником уповноваженим особам Товариства, підтвердженням використання пального в господарській діяльності  Товариства?
4. Чи є отриманий Товариством фіскальний чек  первинним документом у розумінні статті 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996 «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в України» (далі – Закон № 996)?
5. При проведенні контролюючим органом перевірки Товариства, з метою підтвердження використання пального в господарській діяльності, чи потрібно надавати фіскальні чеки за умови надання інших первинних документів?

Відповідно до пункту 16.1 статті 16 Кодексу платник податків зобов’язаний, зокрема, подавати до контролюючих органів у порядку, встановленому податковим та митним законодавством, декларації, звітність та інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та  зборів,  забезпечувати збереження документів, пов’язаних із виконанням податкового обов’язку, протягом строків, установлених у Кодексі.

Згідно з пунктом 36.5 статті 36 Кодексу відповідальність за правильність обчислення, своєчасність сплати податків і зборів (обов’язкових платежів) і додержання законів про оподаткування несе платник податків.

Вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності, а також документального підтвердження виконання вимог податкового та іншого законодавства, контроль за виконанням якого покладено на контролюючі органи, встановлено у статті 44 Кодексу.

Для цілей оподаткування відповідно до пункту 44.1 статті 44 Кодексу платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено у законодавстві.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені в абзаці першому пункту 44.1 статті 44 Кодексу.

Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (абзац перший пункту 44.2 статті 44 Кодексу).

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено в Законі № 996.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи (стаття 9 Закону № 996).

Під поняттям первинного документа розуміється документ, який містить відомості про господарську операцію (стаття 1 Закону № 996).

Господарська операція – дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства (стаття 1 Закону № 996).

Відповідно до частини другої статті 3 Закону № 996 бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.

Відповідно до пункту 1.2 глави 1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, первинні документи – це документи, створені у паперовій або в електронній формі, які містять відомості про господарські операції.

В той же час первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення (частина перша статті 9 Закону № 996).

Зокрема, відповідно до частини другої статті 9 Закону № 996 первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції, одиницю виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках); посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлює Національний банк України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).

Форми і зміст розрахункових документів / електронних розрахункових документів, які в обов’язковому порядку мають надаватися особам, які отримують або повертають товар, отримують послуги або відмовляються від них, включаючи ті, замовлення або оплата яких здійснюється з використанням інтернету, визначені у Положенні про форму та зміст розрахункових документів / електронних розрахункових документів, затвердженому наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 11.02.2016 за № 220/28350 (зі змінами)
(далі – Положення № 13).

Фіскальний чек – це розрахунковий документ / електронний розрахунковий документ, створений у паперовій та/або електронній формі (електронний розрахунковий документ), РРО або програмним реєстратором розрахункових операцій (далі – ПРРО) при проведенні розрахунків за продані товари (надані послуги) (пункт 1 розділу II Положення № 13).

Відповідно до статті 2 Закону України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон № 265), розрахунковий документ – документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, видатковий чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, операцій із видачі готівкових коштів держателям електронних платіжних засобів, отримання (повернення) коштів, торгівлю валютними цінностями в готівковій формі, створений у паперовій та/або електронній формі (електронний розрахунковий документ) у випадках, передбачених у Законі № 265, зареєстрованому у встановленому порядку РРО або ПРРО, чи заповнений вручну.

Слід зазначити, що згідно з підпунктом 14.1.278 пункту 14.1 статті 14 Кодексу Система обліку даних РРО (далі – СОД РРО) – інформаційна система, призначена для збору, зберігання, використання даних РРО та ПРРО  (у тому числі електронних копій розрахункових документів та фіскальних звітних чеків, створених РРО та ПРРО), перевірки справжності та достовірності розрахункових документів.

При цьому користувачам-покупцям (споживачам) через Електронний кабінет, що функціонує відповідно до статті 42¹ Кодексу, забезпечується можливість контролю справжності та достовірності розрахункових документів, що зберігаються в СОД РРО.

Отже, достовірність отриманого при купівлі товару (послуги) фіскального чека можна перевірити за допомогою спеціального сервісу ДПС, який розміщений у відкритій частині Електронного кабінету.

До того ж слід зазначити, що самі по собі фіскальні чеки не можуть вважатися беззаперечним доказом підтвердження придбання та використання позивачем пального у своїй господарській діяльності, оскільки лише доводять факт придбання такого палива, а не його використання.

Щодо питань 1 – 5

До переліку первинних документів, які підтверджують господарські операції платників податків належать зокрема, документи: податкова накладна, видаткова накладна, товаро-транспортна накладна, митна декларація, акт закупки, акт про виконані роботи, фіскальний чек, товарний чек, рахунок- фактура, бухгалтерська довідка та інші документи, що містять реквізити, які дозволяють ідентифікувати постачальника та отримувача товару, найменування товару, код товару згідно з УКТ ЗЕД.

Отже, з урахуванням вимог частини другої статті 9 Закону № 996 первинними документами, що підтверджують господарські операції з отримання Товариством пального є, зокрема, належним чином оформлені видаткові накладні на підставі фіскальних чеків, відомості про які містяться в СОД РРО ДПС.

Стосовно фіскальних чеків РРО / ПРРО, дані яких з часом не можливо ідентифікувати, зазначаємо наступне.

Відповідно до вимог Закону № 265 суб’єкти господарювання, які у своїй діяльності використовують РРО та ПРРО, зобов’язані, зокрема, подавати до контролюючих органів копії розрахункових документів і фіскальних звітних чеків.

Таким чином, для ідентифікації розрахункових документів, які зберігаються на фіскальному сервері, контролюючому органу достатньо мати інформацію про: дату і час здійснення операції; фіскальний номер чека; суму операції; фіскальний номер РРО / ПРРО.

Водночас звертаємо вашу увагу, що наявність у платника податків фіскальних чеків підтверджує лише факт придбання такого палива, а не його використання.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію відповідно до пункту 52.2 статті 52 Кодексу.